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Effiziente Rechnungsverarbeitung
MAN Truck & Bus AG mit Sitz in München (Deutschland) zählt zu den führenden internationalen Anbietern von Nutzfahrzeugen und Transportlösungen. Im Geschäftsjahr 2010 erzielte das Unternehmen mit rund 13.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und mehr als 55.000 verkauften Lastkraftwagen sowie über 4.900 verkauften Bussen und Busfahrgestellen der Marken MAN und NEOPLAN einen Umsatz von 5,9 Milliarden Euro.
Dr. Christian Schäder
Leiter Financial Accounting
MAN Truck & Bus AG
"Mit smart INVOICE haben wir eine durchgängige, papierlose Rechnungsverarbeitung vom Dokumenteingang bis zur Verbuchung der Rechnungsdaten realisieren können. Unser gesamter Rechnungsprozess ist wesentlich effizienter geworden. Nach dem erfolgreichen Projektstart in Deutschland setzen wir die Lösung heute auch in Polen und der Türkei ein."
Automatisiertes Rechnungswesen
Im Rechnungswesen von MAN Truck & Bus AG gingen im Jahr 2004 ca. 345.000 Papierrechnungen ein, die größtenteils per Hand bearbeitet wurden. Informationen zu Kreditoren mussten nachgeschlagen, die für den weiteren SAP-gestützten Ablauf notwendigen Rechnungsdaten manuell in SAP eingegeben werden. Dies resultierte in hohen Kosten pro bearbeiteter Rechnung.
Zeitgleich strebte MAN Truck & Bus AG die zunehmende Konsolidierung der kreditorischen Rechnungsprozesse an. Die Rechnungseingangsverarbeitung sollte über internationale Standorte hinweg optimiert, standardisiert und örtlich flexibilisiert werden, so dass die einzelnen Schritte der Rechnungsverarbeitung auch standortunabhängig durchführbar sein konnten.
MAN Truck & Bus AG plante daher die Umsetzung eines durchgängig elektronischen Prozesses von Rechnungseingang bis Zahlung inkl. Archivierung.
- Der manuelle Aufwand sollte auf ein Minimum reduziert werden bei gleichzeitiger Erhöhung der Leistungsqualität.
- Für die gesamte MAN Gruppe sollte eine Grundlage für eine vollautomatisierte Rechnungseingangsverarbeitung geschaffen werden.
Unabhängigkeit und Flexibilität
MAN Truck & Bus AG hat mit smart INVOICE von Insiders Technologies einen durchgängigen elektronischen Prozess zur Rechnungseingangsverarbeitung realisiert. Die Standardlösung liefert einen universellen kreditorenunabhängigen Rechnungsleser basierend auf intelligenten Datenbankabgleichen. Die Datenerkennung erfolgt dabei unabhängig von den verschiedenen Rechnungslayouts der unterschiedlichen Kreditoren.
Für neue Kreditoren muss keine eigene Dokumentdefinition mehr vorgenommen werden. Rechnungswesenspezifische Logikprüfungen, wie z.B. nationale und internationale USt-Konformitätsprüfungen, sorgen für zusätzliche Sicherheit. Dies resultiert in einer hoch performanten Extraktion der auf den Rechnungen befindlichen Informationen und deren Bereitstellung für den nachgelagerten SAP-Workflow.
Die für die verschiedenen Standorte und Geschäftseinheiten unterschiedlichen Buchungskreise werden bei Rechnungseingang von smart INVOICE automatisch erkannt, so dass für MAN Truck & Bus AG die aufwändige manuelle Vorsortierung entfällt.
Danach leitet smart INVOICE die Rechnungen an das Archivsystem Open Text zur Aufbewahrung weiter. Die zur automatisierten Verarbeitung relevanten Daten werden aus den Rechnungsdokumenten extrahiert, nicht eindeutig erkannte Rechnungen automatisch an die manuelle Nachbearbeitung geleitet. smart INVOICE übergibt danach die Rechnungsdaten an SAP zur weiteren automatischen Abwicklung.
Das systemeigene Berichtswesen liefert MAN Truck & Bus AG wichtige Kennzahlen aus dem Betrieb zur weiteren Prozessoptimierung. Die Mandantenfähigkeit von smart INVOICE ermöglichte die flexible Anbindung weiterer Geschäftseinheiten binnen kürzester Zeit und mit geringem Anpassungsaufwand. Die Mehrsprachigkeit der Lösung unterstützt dabei den unkomplizierten Einsatz über Ländergrenzen hinweg.
Enorme Effizienzsteigerungen
MAN Truck & Bus AG hat smart INVOICE an vielen Standorten erfolgreich eingeführt. Dem Wunsch nach örtlicher Flexibilisierung wurde voll Rechnung getragen: So wird z.B. in Polen die Rechnungsprüfung für ausgewählte internationale Buchungskreise gebündelt durchgeführt. Mit insgesamt nur einer Person ist gleichzeitig ein ressourcenschonender Betrieb für alle eingesetzten Mandanten gewährleistet.
Heute werden mit smart INVOICE in der MAN Gruppe über 1 Million Papierbelege/Jahr automatisiert verarbeitet. Dabei wurde eine gesamte Effizienzsteigerung im niedrigen zweistelligen Prozentbereich realisiert.
Die Vorteile im Überblick:
- Bearbeitung des von 2004 bis 2008 um 2/3 gestiegenen Geschäftsvolumens mit der gleichen Personaldecke, z.B. bei MAN Diesel & Turbo SE: Buchung von 700 Rechnungen mit nur ca. 6 Stunden Nachbearbeitungszeit
- Verringerung der gesamten Rechnungsdurchlaufzeiten auf durchschnittlich unter 10 Tage; bei gleichzeitig längeren Zahlungszielen ist damit ein geringer Mahnungsstand gewährleistet
- Drei Monate nach Produktivnahme zu 95% korrekte Erkennung der relevanten Felder
- Reduktion der Kosten pro Beleg von mehr als 10 Euro auf unter 5 Euro für den kompletten Prozess
- Verbessertes Berichtswesen zur Identifikation weiterer Effizienzpotenziale entlang des kompletten Prozesses
- Erhöhte Prozesstransparenz und damit ständige Auskunftsfähigkeit gegenüber Lieferanten bzgl. Rechnungsstatus
- Schnelle Amortisation
Grundlage für die MAN Gruppe
International setzt heute bereits das Schwesterunternehmen MAN Diesel & Turbo SE auf smart INVOICE. Damit wurde eine wichtige Grundlage für die MAN Gruppe zur weiteren Prozessautomatisierung geschaffen. Zusätzliche Konzerngesellschaften werden sukzessive folgen.