Rechnungsverarbeitung in SAP

Die eingegangene Rechnung wird in der Buchhaltung erfasst und kontiert. Danach wird in vielen Unternehmen eine Sicherungskopie erstellt, und die Rechnung wird zur Genehmigung in Umlauf gegeben. Wo sich die Rechnung physisch befindet und wie der Bearbeitungsstand aussieht, ist oft nicht nachvollziehbar, bis sie irgendwann wieder in der Buchhaltung zur abschließenden Verarbeitung eintrifft und gebucht werden kann.

Aus diesem Prozess ergeben sich zahlreiche Herausforderungen und wichtige Ansatzpunkte für eine Optimierung:

• Prozesssteuerung und –dokumentation: Wie kann der Freigabeprozess kontrolliert und revisionssicher dokumentiert werden?
• Datenschutz und Berechtigungskonzept: Wie kann unberechtigte Einsichtnahme in die Umlaufmappe vermieden werden?
• Warnungen bei (drohender) Zeitüberschreitung: Wie können finanzielle Einbußen durch verstrichene Fristen (zum Beispiel Skontoverluste) vermieden werden?
• Datensicherheit und Effizienz: Wie kann verhindert werden, dass Rechnungen verloren gehen oder doppelt bearbeitet werden?
• Business Intelligence: Wie können verlässliche Kennzahlen zur Prozessoptimierung gesammelt und erhoben werden?

Mit Insiders-Lösungen zur Rechnungsverarbeitung in SAP realisieren Sie einen lückenlosen Prozess, der die Rechnungen von Eingang bis zur Zahlung nie aus den Augen verliert und effizient und zielgerichtet alle (aber auch nur die) von Ihnen als notwendig erachteten Arbeitsschritte soweit wie möglich automatisiert erledigt.

Automatisch erfasste und in elektronischer Form vorliegende Rechnungsdaten werden über Standardschnittstellen in das SAP-System übernommen und bereits dabei plausibilisiert. Bei allen Arbeitsschritten stehen den Bearbeitern alle Rechnungsdaten sowie ein elektronisches Abbild des Originalbelegs (Papierrechnung, Fax, Email, elektronisches Dokument, …) zur Verfügung. Der zu durchlaufende Freigabeworkflow gewährleistet die Freizeichnung der Rechnung entsprechend Ihrer Firmen-Policy.

Der Weg der Rechnung durch Ihre Abteilungen wird vom System automatisch dokumentiert und in Form eines für alle Beteiligten jederzeit nachvollziehbaren Kommentars an die Rechnung angehängt. Bei allen Arbeitsschritten können Ihre Mitarbeiter eigene Kommentare ergänzen. Von den Freizeichnern vorgeschlagene Änderungen (zum Beispiel Umkontierung) können Sie direkt in die Prüfmaske eintragen. Sie werden vom System unmittelbar auf Plausibilität und Konformität geprüft und nachfolgenden Geschäftsprozessbeteiligten, insbesondere der Buchhaltung beim Verbuchungsschritt, farblich kenntlich gemacht. Ergänzt durch die lückenlose Kommentarhistorie können so versehentliche Fehlbuchungen effektiv vermieden werden.

Rechnungen ohne Bedarf an Freizeichnung (zum Beispiel MM-Rechnungen mit erfolgreichem Bestelldatenabgleich) können direkt nach Übernahme ins SAP-System dunkel verbucht werden, ohne dass einer Ihrer Mitarbeiter kostbare Arbeitszeit investieren muss.

Ein Rechnungseingangsbuch gibt jederzeit Auskunft über Status und Bearbeitungsstand jeder im System befindlichen Rechnung und erlaubt direkte Einflussnahme in den Verarbeitungsprozess. Drohende Skontoverluste werden stufenweise farblich kenntlich gemacht. Alle relevanten Rechnungs- und Bearbeitungsdaten werden gesammelt und im SAP Data Warehouse für umfassendes und aussagekräftiges Reporting bereit gelegt.