Reisekosten sind in Ihrem Hause ein bedeutender Kostenfaktor? Die Erfassung und Abrechnung von Reisekostenbelegen ist bei Ihnen ein kosten- und zeitintensiver Prozess? Dann sollten Sie OVATION für die mobile Erfassung und automatisierte Verarbeitung nutzen.

Reisekosten bilden im Zuge der fortschreitenden Internationalisierung und zunehmenden Mobilität in vielen Unternehmen einen immer stärker wachsenden Kostenfaktor. Die Abrechnung einer Dienstreise mündet für die reisenden Mitarbeiter und die Unternehmen häufig in einen zeit- und kostenintensiven Prozess. So werden Reisekostenbelege wie Hotelrechnungen, Taxi- oder Tankquittungen, Bewirtungsbelege usw. oftmals zunächst nur gesammelt und bei mehrtätigen Reisen erst nach Ende der Dienstreise im Ganzen eingereicht und abgerechnet.

Dieser Prozess ist für alle Beteiligten gleichermaßen mühsam, kompliziert und beansprucht in aller Regel viel Zeit. Dabei bietet gerade die Abrechnung der Reisekosten in vielen Unternehmen ein enormes Einsparpotential, das leicht übersehen wird, weil es häufig als nicht beeinflussbar hingenommen wird. Dabei bietet Ihnen Insiders mit der Künstlichen Intelligenz in OVATION die ideale Kombination für die Erfassung und Verarbeitung der Reisekostenbelege: mit smart CAPTURE und smart INVOICE optimieren Sie Ihren gesamten Prozess.

OVATION: Reisekostenbelege mobil erfassen – spielend einfach mit smart CAPTURE

Mit der Insiders-App smart CAPTURE können reisende Mitarbeiter die Belege für die Abrechnung von Reisekosten auch schon während der Reise mobil erfassen und bei der zuständigen Abteilung im Unternehmen einreichen. Für die Mitarbeiter liegen die Vorteile auf der Hand: Sie können ihre Belege unkompliziert und schnell, vor allem aber zeit- und ortsunabhängig mit ihrem Smartphone oder Tablet erfassen und beim Unternehmen elektronisch zur Abrechnung einreichen. Und das Unternehmen hat schon zu Beginn der Abrechnung alle Belege digital zur Verfügung und kann die Abrechnung unmittelbar anstoßen, da unnötige und vor allem zeitintensive Aufwände für Sortieren, Zuordnen und Erfassen vermieden werden.

Mit smart CAPTURE kann der Mitarbeiter mit seinem Smartphone und Tablet den Prozess der Reisekostenabrechnung schon während der Dienstreise veranlassen. Die intelligente iOS und Android App macht das ortsunabhängige Erfassen der Belege einfacher denn je - mit der Kamera des mobilen Gerätes. Detaillierte Hinweise zur optimalen Positionierung leiten den Nutzer während der Aufnahme. Falls erforderlich, wird automatisch der Blitz zugeschaltet. Sobald die Aufnahmebedingungen einen qualitativ hochwertigen Scan ermöglichen, löst smart CAPTURE die Kamera automatisch aus und erfasst den Reisekostenbeleg. Etwaige perspektivische Verzerrungen und Hintergründe werden entfernt, die Qualität des Scans wird automatisch überprüft und bei Bedarf optimiert. So entsteht ein hochwertiges Dokumentbild, wie man es von stationären Scannern gewohnt ist.

OVATION: Reisekostenbelege automatisiert verarbeiten – mit smart INVOICE

Sobald der Reisekostenbeleg erfasst ist, übermittelt ihn der Mitarbeiter mit smart CAPTURE direkt an das Unternehmen - ganz bequem und intuitiv. Hier werden die Belege automatisiert verarbeitet - mit smart INVOICE. Der intelligente praxiserprobte Rechnungsleser von Insiders extrahiert aus der Vielzahl der eingereichten Dokumente und Dokumenttypen alle erforderlichen Informationen. So stehen dem Unternehmen in kürzester Zeit alle abrechnungsrelevanten Daten aus den eingereichten Belegen für die weitere Verarbeitung zur Verfügung.

Im Zusammenspiel von smart CAPTURE und smart INVOICE wird die automatisierte Verarbeitung der Reisekostenabrechnung schon zu Beginn des Prozesses initiiert. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Daten an ein Abrechnungssystem oder ein Travel Management System übergeben werden oder an einem Reiseantrag oder einer Reisebuchung hochgeladen werden. Daneben können z. B. auch schon beim Übermitteln der Daten mit smart CAPTURE zusätzliche Metadaten mitgegeben werden. Hierzu wählt der Mitarbeiter ganz einfach die zugehörige Reise aus.

Unabhängig von Organisation und Administration des Reisemanagements im Unternehmen stehen alle Daten so bereit, wie sie für die Abrechnung benötigt werden - selbstverständlich den steuerlichen Vorgaben entsprechend. In jedem Fall wird der gesamte Prozess der Reisekostenabrechnung enorm beschleunigt. Dafür sorgt OVATION! Und das Unternehmen profitiert nicht nur von enormen Kosteneinsparungen, sondern auch von der deutlich verbesserten Effizienz und Transparenz des gesamten Prozesses. So funktioniert Reisekostenabrechnung heute – mobil und schnell, einfach und komfortabel. Mit den Insiders Produkten smart CAPTURE und smart INVOICE.