Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für unser Unternehmen. Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens und eines ggf. daraus entstehenden Beschäftigungsverhältnisses bei uns aufklären.

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1. Anwendungsbereich

1.1 Diese Datenschutzhinweise gelten für die Durchführung von Bewerbungsverfahren durch die Insiders Technologies GmbH.

1.2 Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist:
Insiders Technologies GmbH
Brüsseler Straße 1
67657 Kaiserslautern
Deutschland
info@insiders-technologies.de
www.insiders-technologies.de

2. Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Das grundlegende personenbezogene Datum ist Ihr Name. Daneben gelten aber beispielsweise auch Ihr Geschlecht, Ihr Geburtsdatum, Ihre Anschrift, Ihre E-Mail-Adresse sowie Daten über Ihre Ausbildung, Ihre Qualifikationen und Ihren beruflichen Werdegang als personenbezogene Daten. Nicht personenbezogen sind hingegen solche Daten, mit denen die Ermittlung Ihrer tatsächlichen Identität unmöglich ist oder zumindest eines erheblichen Aufwands bedarf. Hierzu gehören beispielsweise die vorgenannten Informationen, wenn wir sie anonym oder unter Pseudonym erhalten und sie deshalb also gerade keiner natürlichen Person zuordnen können.

3. Erhebung und Bereitstellung personenbezogener Daten

3.1 Wenn Sie sich auf eine von uns ausgeschriebene, offene Stelle oder initiativ bei uns bewerben, erheben wir bei Ihnen folgende personenbezogene Daten (nachfolgend zusammenfassend „Bewerberdaten“ genannt):

  • Anrede, Vorname, Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Anschrift
  • Telefonnummer (Festnetz, Mobilfunk)
  • Stellenangebot, auf das Sie sich bewerben
  • aktuelle Unternehmenszugehörigkeit
  • aktuelle Position im Unternehmen
  • Kündigungsfrist
  • frühestes Eintrittsdatum
  • Gehaltsvorstellung
  • weitere Kontakt- und Bewerbungsdaten sowie -unterlagen, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen (z.B. Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Referenzen)

3.2 Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich verläuft, erheben wir zur Vorbereitung und Durchführung Ihrer Anstellung zusätzlich folgende Bewerberdaten von Ihnen:

  • Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsname
  • Foto für die Mitarbeitergalerie in unseren Geschäftsräumen und das Intranet
  • Bankverbindung
  • Lohnsteuer-Identifikationsnummer
  • Rentenversicherungsnummer
  • Krankenkasse
  • Staatsangehörigkeit
  • höchster Schul- und Ausbildungsabschluss
  • Scientology-Ausschlusserklärung
  • ggf. Konfessionszugehörigkeit
  • ggf. Führerschein
  • ggf. Immatrikulationsbescheinigung
  • ggf. Aufenthaltserlaubnis

3.3 Die Bereitstellung von Bewerberdaten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie ist jedoch für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und im Falle der Anstellung für die Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen erforderlich. Wenn Sie uns die Daten nicht bereitstellen, können Sie sich nicht bei uns bewerben und bei uns nicht in ein Beschäftigungsverhältnis eintreten.

4. Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten

4.1 Wir verarbeiten die von Ihnen übermittelten und von uns erhobenen Bewerberdaten nur, um Ihre Bewerbung zu bearbeiten und mit Ihnen während des Bewerbungsverfahrens in Kontakt zu bleiben. Solange wir Ihre Bewerberdaten nur für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erhalten haben, verwenden wir diese personenbezogenen Daten für keine anderen Zwecke. Abgesehen von Fällen, in denen wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, geben wir Ihre Bewerberdaten in diesem Fall auch nicht an Dritte weiter.

4.2 Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich verläuft und Sie in ein Beschäftigungsverhältnis bei uns eintreten, verarbeiten wir Ihre Bewerberdaten, die damit zu Beschäftigtendaten werden, zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses. Wir überführen Ihre Beschäftigtendaten in Ihre Personalakte und speichern sie dort. Auszahlungsrelevante Beschäftigtendaten (insbesondere Bankverbindung, Steuernummer, Sozialversicherungsnummer, Steuerklasse, Familienstand, ggf. Konfessionszugehörigkeit, Krankenkasse) leiten wir an die Buchhaltung für die Auszahlung der Vergütung sowie das Abführen von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen weiter.

4.3 Die von Ihnen bereitgestellten bzw. von uns erhobenen Bewerberdaten werden nicht für automatisierte Entscheidungsfindungen genutzt.

5. Empfänger der Daten und Einbeziehung Dritter

5.1 Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind Personalabteilung, Fachabteilung, Finanzbuchhaltung, Sozialversicherung, Finanzamt, ggf. Empfänger der Kirchensteuer und unsere Bank. Die Daten werden den jeweiligen Empfängern nur in dem für die konkrete Verarbeitung notwendigen Umfang überlassen.

5.2 Darüber hinaus beauftragen wir verschiedene Dienstleister damit, uns bei der Durchführung unserer Unternehmensprozesse zu unterstützen. Neben IT-Dienstleistern (z.B. für Hardware, Software, Speicherdienste) gehören dazu unter anderem auch Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. Wenn solche Dienstleister für uns tätig werden, kann es vorkommen, dass diese als Empfänger Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten. Diese Dienstleister sind dann jedoch über eine sog. Vereinbarung über Auftragsverarbeitung vertraglich ebenfalls zur Einhaltung des Datenschutzes oder als sogenannte Berufsgeheimnisträger von Gesetzes wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz gelten ohnehin auch für unsere Dienstleister.

6. Speicherung und Löschung Ihrer Daten

6.1 Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich verläuft und Sie bei uns in ein Beschäftigungsverhältnis eintreten, legen wir eine Personalakte über Sie an und speichern Ihre personenbezogenen Daten darin. Die Speicherung und sonstige Verarbeitung erfolgt während der Dauer Ihrer Unternehmenszugehörigkeit. Sobald wir ausschließen können, dass wir einzelne personenbezogene Daten nicht mehr benötigen und auch nicht archivieren müssen, werden solche nicht mehr benötigten Daten gelöscht.

6.2 Im Falle einer Absage löschen wir Ihre Bewerberdaten sechs (6) Monate nach Absendung der Absage an Sie, es sei denn, dass wir gesetzlich zu einer längeren Aufbewahrung verpflichtet sind, Sie in eine längere Speicherung einwilligen (um diese Einwilligung bitten wir Sie dann gesondert) oder wir Ihre Daten noch zur Durchführung oder Abwicklung eines bestehenden Vertragsverhältnisses oder zu Nachweiszwecken benötigen. In einem solchen Fall löschen wir die betreffenden Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (insbesondere handels-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen) bzw. der mit Ihnen im Rahmen der Einwilligung vereinbarten Frist bzw. sobald wir die Daten nicht mehr zur Durchführung oder Abwicklung eines bestehenden Vertragsverhältnisses oder zu Nachweiszwecken benötigen.

6.3 Wenn Sie aus dem Beschäftigungsverhältnis ausscheiden, löschen wir Ihre personenbezogenen Daten sechs (6) Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, soweit nicht aus einem der in Ziffer 6.2 aufgeführten Gründe eine längere Speicherung erforderlich ist. Im Falle einer solchen längeren Speicherung löschen wir die betreffenden Daten, sobald der Grund für die längere Speicherung wegfällt.

6.4 In Backups, die wir regelmäßig erstellen, können technisch bedingt oft keine einzelnen Datensätze gelöscht werden. Insofern kann es vorkommen, dass Ihre Daten, die wir im Übrigen gelöscht haben, in Backups bis zu zehn (10) Jahre gespeichert bleiben.

7. Rechtsgrundlage

7.1 Im Rahmen Ihres Bewerbungsverfahrens ist die Datenverarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Hinblick auf eine mögliche Anstellung bei uns erforderlich und daher nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO sowie § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zulässig.

7.2 Im Falle einer Anstellung ist die Datenverarbeitung für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen als Beschäftigte(r) erforderlich und daher nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO sowie § 26 BDSG zulässig.

8. Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen das Recht, von uns Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten, sowie das Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit geltend zu machen. Die genauen Voraussetzungen, unter denen Ihnen die vorgenannten Rechte zustehen, entnehmen Sie bitte den Art. 15 bis 21 DSGVO sowie den §§ 34, 35 und 37 BDSG. Wenn Sie eines oder mehrere der vorstehend genannten Rechte ausüben wollen, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung oder den in Ziffer 10 angegebenen Ansprechpartner.

9. Beschwerderecht

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen das Recht, sich mit Beschwerden bezüglich des Datenschutzes an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, den Sie zusammen mit der Aufsichtsbehörde über die Website https://www.datenschutz.rlp.de erreichen.

10. Kontaktdaten zum Datenschutz

Für sämtliche Fragen im Zusammenhang und mit Bezug zu unserem Datenschutz sowie Ihren bei uns gespeicherten Daten steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter zur Verfügung.

Herr Rechtsanwalt
Klaus-Christian Falkner

bei Insiders Technologies GmbH
Brüsseler Straße 1
67657 Kaiserslautern

Tel.: +49 (0) 631 303-1700
Fax: +49 (0) 631 303-1711

E-Mail: datenschutzbeauftragter@insiders-technologies.de