Internationale Rechnungsverarbeitung

1,6 Millionen Rechnungen pro Jahr – Standorte in ganz Europa und weltweit – unterschiedliche Sprachen und Schriftzeichen – verschiedene Währungen und landesspezifische Besonderheiten: So lauteten 2006 die Anforderungen der BSH Bosch und Siemens Hausgeräte GmbH, einer der weltweit führenden und in Europa größten Hersteller von Hausgeräten, an eine zeitgemäße und zukunftsfähige Verarbeitung von Rechnungen.

Hinzu kamen die bekannten Probleme der herkömmlichen Rechnungsverarbeitung: Rechnungen wurden bei der BSH bis dahin weitestgehend manuell erfasst, enorme Aufwände, hohe Fehleranfälligkeit, unzureichende Datenqualität, unvollständige Rechnungsinformationen für Folgeprozesse inklusive. Auf den Punkt gebracht: wenig Effizienz schon zu Beginn des Rechnungsprozesses, und zwar standortübergreifend über die internationalen Ländergesellschaften.

Verarbeitung internationaler Rechnungen mit einem Standardprodukt – so hat uns Insiders von Anfang an überzeugt. Heute verarbeiten wir unsere Eingangsrechnungen in vielen unserer europäischen Ländergesellschaften mit Invoice Management von Insiders – hocheffizient und komfortabel. Aktuell in Planung ist der Rollout in weitere Länder wie China und Südafrika.

Markus Schweinberger Abteilungsleitung Bilanzierungsrichtlinien und Grundsätze BSH Bosch und Siemens Hausgeräte GmbH

SIIM – Standardized Incoming Invoice Management

So fiel noch im Jahr 2006 bei der BSH der Startschuss für das Projekt SIIM (Standardized Incoming Invoice Management). Oberstes Ziel war es, mit einem automatisierten und papierlosen Prozess die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen zu standardisieren, und zwar im gesamten Unternehmen und an allen internationalen Standorten.

Die Entscheidung fiel auf die Lösung Invoice Management von Insiders mit dem Standardprodukt smart INVOICE TABLE. Der universelle Rechnungsleser extrahiert bei der BSH kreditorenunabhängig aus allen eingehenden Rechnungen Kopf-, Fuß- und die wichtigen Positionsdaten. Zahlreiche logische Prüfungen und intelligente Datenbankabgleiche stellen die hohe Qualität der extrahierten Rechnungsinformationen sicher. Eine Standardschnittstelle übergibt die Daten dann an den nachfolgenden Workflow.

Schneller und effizienter Rechnungsprozess

Entscheidendes Kriterium für den Erfolg des Projektes war von Beginn an eine möglichst kurze Durchlaufzeit der Rechnungen. So wird z. B. bei FI-Rechnungen, also Rechnungen ohne Bestellbezug, bei der BSH heute bereits bei der Erfassung mit smart INVOICE TABLE der Rechnung der im Workflow zuständige Freigeber mitgegeben. Auf diese Weise kann die Rechnung mit der Übergabe an SAP bereits automatisiert an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Die später oft aufwändige Zuordnung im Workflow entfällt, die Rechnung kann sofort geprüft, genehmigt und gebucht werden. Mögliche Skontoverluste gehören damit der Vergangenheit an.

Zugleich werden bei FI-Rechnungen bereits in smart INVOICE TABLE die Kontierungen erfasst. Wenn erforderlich, werden die Rechnungspositionen aufgespalten und den korrekten Sachkonten zugewiesen. Auch dies erspart der BSH das zeitaufwändige Anfassen der Rechnung in späteren Prozessschritten in der Buchhaltung und beschleunigt den Gesamtprozess.

Kick-off in Stockholm: Projektteam der BSH in Schweden beim Rollout für die Verarbeitung von MM-Rechnungen.

Internationaler Rollout

Heute verarbeitet die BSH über alle Ländergesellschaften jedes Jahr mehr als 1.600.000 Rechnungen mit der Lösung von Insiders. Nach dem Start in Deutschland und Spanien kamen die skandinavischen Länder Schweden, Norwegen, Finnland, Dänemark und das Baltikum mit Estland, Lettland und Litauen hinzu. Es folgten Polen, die Türkei, Österreich und 2013 Russland.

Getragen wird der internationale Einsatz der Lösung vor allem durch ihre Mandantenfähigkeit. So können weitere Ländergesellschaften ohne größeren administrativen Aufwand angebunden werden. In Planung ist bei der BSH aktuell der außereuropäische Rollout nach China und Südafrika.

Die BSH profitiert hier von der Sprachunabhängigkeit der Lösung: So sind bereits im Standard alle Schriftzeichen und Währungen der verschiedenen Länder enthalten. Landesspezifische Anforderungen wie z. B. die Prüfung auf Umsatzsteuerkonformität decken die Anforderungen der BSH vollständig ab. Und noch mehr: Damit die Bestellzuordnung auch außerhalb der Eurozone funktioniert, werden bei Bedarf auch zwei Währungen ausgelesen, also Bestell- und Landeswährung.

Intelligentes Prozesscontrolling

Ein umfassendes Controlling ermöglicht ein Überwachen und Steuern des gesamten Rechnungsprozesses und unterstützt die BSH bei Optimierungen im laufenden Systembetrieb. Übersichtliche und intuitive graphische Reports liefern vollständige, transparente und stets aktuelle Informationen über den Verarbeitungsprozess. Damit bleibt die Performanz der Rechnungsverarbeitung stets im Blick, zudem können die Mitarbeiter der BSH zum Status aller Rechnungen jederzeit Auskunft geben.

Über BSH

Die BSH Bosch und Siemens Hausgeräte GmbH ist der größte Hausgerätehersteller in Europa und gehört zu den weltweit führenden Unternehmen der Branche. Der Konzern entstand 1967 als Gemeinschaftsunternehmen der Robert Bosch GmbH und der Siemens AG und erzielte 2013 einen Umsatz von rund 10 Milliarden Euro. Heute hat die BSH 40 Fabriken in 13 Ländern in Europa, USA, Lateinamerika und Asien. Zusammen mit einem Netz von Vertriebs- und Kundendienstgesellschaften sind über 80 Gesellschaften in 47 Ländern mit ca. 50.000 Mitarbeitern für die BSH tätig. Das Produktportfolio umfasst das gesamte Spektrum moderner Hausgeräte.

Artikel erschienen im insiders magazine 2014