Weltweite Rechnungsverarbeitung für Global Player

Weltweit tätige Unternehmen haben heutzutage hohe Erwartungen an ihre Rechnungsverarbeitung. Neben zeitgemäßen und zukunftsfähigen Lösungen für effiziente und performante Rechnungsprozesse steht vor allem eine Herausforderung im Fokus: der internationale Einsatz an allen Standorten rund um den Globus, und zwar unabhängig von Sprachen, Währungen oder Zeitzonen.

Auch bei MAHLE Behr, einem der weltweit größten Automobilzulieferer für Fahrzeugklimatisierung und Motorkühlung, war der globale Einsatz ausschlaggebendes Kriterium bei der Entscheidung. Daher vertraut man bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen schon seit vielen Jahren auf Insiders Technologies. Heute verarbeitet MAHLE Behr mit dem intelligenten Rechnungsleser smart INVOICE jedes Jahr über 1.000.000 Rechnungen– und das weltweit und standortübergreifend.

Mit Insiders Technologies haben wir einen Partner für die Rechnungsverarbeitung, der die Automotivebranche von Grund auf versteht. Alle unsere Anforderungen werden mit Standardprodukten erfüllt – schnell, leicht und komfortabel. Heute laufen unsere Rechnungsprozesse hocheffizient und hochperformant – und das weltweit an allen Standorten.

Martin Gräber, IT-Application Management, MAHLE Behr GmbH Co. KG

Internationaler Roll-out

Insbesondere mit dem internationalen Roll-out von smart INVOICE realisiert MAHLE Behr heute länderübergreifend eine effiziente und kostensparende Rechnungsverarbeitung. Nach der ersten Implementierung in Deutschland und Frankreich 2007 wurde die Lösung zunächst nach Tschechien, in die USA und nach Mexiko ausgerollt. Sukzessive folgten weitere Standorte wie die Slowakei, Spanien, Russland und Südafrika. Zuletzt wurden Brasilien und Indien in Produktion genommen. Der Einsatz in weiteren Ländern, wie zum Beispiel Südkorea, ist bereits in Planung.

Sprachunabhängig und mandantenfähig

Vor allem die Sprachunabhängigkeit von smart INVOICE bereits im Standard hat den globalen Automobilzulieferer von Anfang an überzeugt. So können nicht nur die verschiedenen internationalen Rechnungen an den weltweiten Standorten in den unterschiedlichen Landessprachen oder mit landesspezifischen Schriftzeichen verarbeitet werden, auch spezielle gesetzliche Anforderungen an die Rechnungsverarbeitung wie zum Beispiel die Konformität mit besonderen Umsatzsteuerrichtlinien in den einzelnen Ländern sind von Anfang an sichergestellt.

Beim weltweiten Roll-out der Lösung profitiert MAHLE Behr vor allem von der umfassenden Mandantenfähigkeit der Lösung. So können neue Standorte leicht und flexibel angebunden werden - in kürzester Zeit und mit äußerst geringem Administrationsaufwand. Wenn heute eine weitere Landesgesellschaft in die konzernweite Rechnungsverarbeitung aufzunehmen ist, können die Mitarbeiter von MAHLE Behr dies ohne größere Anpassungen selbst erledigen.

MAHLE Behr ist führender globaler Entwicklungspartner der Automobil- und Motorenindustrie.

Spezielle Rechnungen für Konsignation

Auch materialwirtschaftliche Besonderheiten der Automotivebranche bei der Rechnungsverarbeitung konnten mit dem Standardprodukt leicht gelöst werden. So sind bei MAHLE Behr so genannte Konsignationsrechnungen zu verarbeiten. Diese speziellen Rechnungen stellen Lieferanten, wenn sie ihre Lager vor Ort am Produktionsstandort des Herstellers, also quasi „direkt am Band des Herstellers“ unterhalten.

Der Automobilhersteller kann dem Lager von MAHLE Behr ohne Bestellung und Anlieferung einfach die benötigten Waren für seine Produktion entnehmen. Die Meldung über die entnommene Menge dient dann als Basis für die spätere Rechnungsstellung. Da keine Lieferung im herkömmlichen Sinne erfolgt, entfällt damit auch der übliche Abgleich der gelieferten Menge gegen eine Bestellung oder einen Lieferschein. Stattdessen dienen Lieferpläne des Herstellers quasi als Bestellung und bilden die Basis für den Abgleich mit der Rechnung.

Durchgängig, performant und hocheffizient

Aus den unsortiert und beliebig gemischt eingehenden Rechnungen extrahiert smart INVOICE bei MAHLE Behr sowohl Kopf- und Fußdaten als auch Positionsdaten aus Tabellen nahezu beliebigen Umfangs. Zahlreiche logische und mathematische Prüfungen und der Abgleich mit Stamm- und Bewegungsdaten aus dem SAP-System dienen der Qualitätssicherung. Standardschnittstellen übergeben die extrahierten Daten zur weiteren Abwicklung an SAP.

Heute hat MAHLE Behr über alle Standorte einen durchgängigen und hocheffizienten Rechnungsprozess realisiert. Man arbeitet vollständig papierlos, die früher so zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Erfassung entfällt. Die Durchlaufzeiten der Rechnungen haben sich deutlich reduziert, so dass Skontofristen jederzeit eingehalten werden. Daneben sorgt die erhöhte Prozesstransparenz für eine ständige Auskunftsfähigkeit zum Bearbeitungsstatus der Rechnungen.

Über MAHLE

Als führender globaler Entwicklungspartner der Automobil- und Motorenindustrie bietet MAHLE eine einzigartige Systemkompetenz in den Bereichen Motorsysteme, Filtration, Elektrik/Mechatronik und Thermomanagement. Der MAHLE Konzern zählt in diesen Bereichen weltweit zu den Top-3- Systemanbietern für mobile Anwendungen.

MAHLE ist auf allen wichtigen Weltmärkten vor Ort präsent. Rund 66.000 Mitarbeiter haben 2014 an circa 150 Produktionsstandorten voraussichtlich einen Umsatz von rund zehn Milliarden Euro erwirtschaftet. In zehn großen Forschungs- und Entwicklungszentren in Deutschland, Großbritannien, den USA, Brasilien, Japan, China und Indien arbeiten über 4.500 Entwicklungsingenieure und Techniker an zukunftsweisenden Konzepten, Produkten und Systemen.

Artikel erschienen im insiders magazine 2015